Microsoft Excel Básico

Que es Microsoft Excel?

Microsoft Excel para mi, antes de este diplomado, mi conocimiento era poco a comparación de ahora, es de gran utilidad saber todas las herramientas con las que cuenta un libro en excel, como por ejemplo una tabla de inventario y compras, se puede reducir a lo mas importante sabiendo utilizar las herramientas que nos facilitan el trabajo.

Que es Microsoft Excel?

Es una Hoja Electrónica o llamada también hoja de cálculo, la cual permite trabajar todo lo relacionado a procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos. Se utiliza en diferentes campos laborales como:

1 Contabilidad

2 Inventarios

3 Control de compras y ventas 

4 Facturación 

5 Lista de productos

6 Control de notas

Que es un rango?

Es la selección de un conjunto de celdas rectangulares que puede ser desde una sola celda hasta toda la hoja electrónica, su dirección se define desde la primera celda seguida de dos puntos hasta la dirección de la última celda por ejemplo: A1:A10.

Que es un libro?
Nombre asignado a los archivos.

Que es una celda?
Unión de una columna con una fila

Que es un grupo?
Es una sección o área que contiene comandos

Que es un cuadro de diálogo?
Comando auxiliares de los grupos.

Una hoja de Microsoft excel tiene 16,384 columnas, 1,048.576 filas, en una celda caben 256 caracteres y en un libro de excel hay mas de 48 millones de hojas electrónicas.

Como eliminar lineas de División

1 Seleccionamos la ficha "Vista" 

2 Desactive la opción "Linea de Cuadricula"

Como colocar Bordes 

1 Seleccionamos la tabla

2 Seleccione la ficha inicio, grupo fuentes, comando borde

3 Escogemos el borde para nuestra tabla

Como Ampliar filas y columnas

Seleccionamos la columna a ampliar y dando un clic derecho se abre un pequeño cuadro donde al final nos da la opción de Ancho de columna: 

Al dar clic en ancho de columna se abre un pequeño cuadro donde nosotros digitamos el tamaño de nuestra columna:

Existe otra forma de hacerlo de manera manual y práctica, colocamos el mouse justo en la linea que divide una columna de la otra, observe la siguiente imagen:

Justo donde aparece la medida de ancho de columna se activa el mouse en forma de cruz, lo arrastramos hasta el tamaño que mejor vaya en nuestra tabla.

Como ampliar una fila

Seleccionamos la fila que deseamos ampliar y al dar clic derecho con nuestro mouse se abre un pequeño cuadro donde nosotros digitamos el alto de fila, observe la siguiente imagen: 

Al dar clic en alto de fila se abre un pequeño cuadro y digitamos el tamaño:

Existe otra manera fácil y práctica para agrandar el alto de nuestra fila, nos colocamos justo en la linea de división de una fila con otra y exactamente cuando se active el mouse en forma de cruz arrastramos hasta el alto de fila que mejor nos convenga en nuestra tabla, observe la siguiente imagen:

Como insertar filas y columnas

Para insertar una fila en nuestra tabla existen dos formas en el grupo celdas está el comando insertar se abre un pequeño cuadro de dialogo y buscamos la opción insertar fila, observe la siguiente imagen:

y la otra forma de insertar una fila es seleccionando donde queremos insertar nuestra fila clic derecho insertar:

Para insertar una columna de igual forma, seleccionamos la columna donde queremos insertar nos vamos al grupo celdas  dando clic en insertar columna:

La segunda forma de insertar una columna es seleccionado la columna clic derecho insertar:

Ocultar y eliminar filas y columnas

Para ocultar una columna de igual manera existen dos formas una es donde buscamos grupo "Celda" en el menú, comando "formato" y la otra de forma mas práctica. Al ocultar una columna tenemos que saber que es cierta información oculta, que en cualquier momento podemos mostrar en nuestra tabla, a continuación explicamos las dos maneras de ocultar una columna.

1 Para ocultar una columna con cierta información, seleccionamos la columna que queremos ocultar y nos vamos al grupo celdas, comando " formato" , buscamos la opción ocultar columna y listo, observe la siguiente imagen:

  2 La otra forma de ocultar una columna es mas sencilla y practica, de igual manera seleccionamos la columna a ocultar dando clic derecho buscamos la opción ocultar:

De igual forma debemos de saber que podemos recuperar dicha información ya que al ocultar dicha columna queda una doble linea pequeña, que nos da la referencia que hay una columna oculta.

Como eliminar columnas

Al eliminar una columna se debe saber que dicha información se pierde, ya que a diferencia de ocultar columnas es tener la opción de tener la información, el eliminar es sinónimo de borrar una información que no podemos recuperar.

La primera forma de eliminar una columna es seleccionando dicha columna buscamos grupo "celdas", opción eliminar columna en hoja:

 la segunda forma de eliminar de manera practica es seleccionando la columna dando clic derecho eliminar:

Al ocultar filas en nuestra tabla, sabemos que de igual manera tenemos la información que en cualquier momento podemos disponer nuevamente de ella, la primera forma de ocultar una fila o un grupo de filas es seleccionando las filas a ocultar, y en el grupo de "celdas", encontramos el comando formato y buscamos la opción ocultar filas:

La segunda forma de ocultar es seleccionando las filas y dando un clic derecho, ocultar:

Para eliminar una fila debemos saber que es una información que al eliminarla es una información que no podremos recuperar.

La primera forma es seleccionando las filas a eliminar, grupo " celdas", formato y clic en eliminar fila en hoja:

 y la segunda es seleccionando las filas a eliminar clic derecho, eliminar:

QUE SON LAS FUNCIONES?

Es una formula predefinida por excel que opera sobre uno o mas valores ( argumento), en un orden determinado ( estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la fórmula, excel cuenta con una gran variedad de funciones, dependiendo el tipo de operación o el cálculo que realizan.

Función Promedio:

Sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasamos como parámetro. Básicamente lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.  

A continuación nuestra siguiente tabla:

A continuación obtendremos el promedio de cada columna:

1 En la primera columna que trabajaremos será en la columna "Salarios" y como es la función Promedio que necesitamos, buscamos en nuestra barra de herramientas, en el icono " insertar función"

2 Nos ubicamos en la parte final de donde termina nuestra tabla, siempre en la columna " salarios", ya que el resultado aparecerá en esa celda y buscamos la función promedio:

3 Al darle clic a la función promedio se abre otro cuadro de diálogo, llamado argumentos de función, donde ingresaremos los datos y así obtener el promedio  

4 Marcamos de la C6:C19, le damos aceptar y así obtenemos el promedio.

5

Función Máximo:

Es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor máximo, de un conjunto de valores que puede ser una lista de números ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de excel. 

Los pasos para sacar el valor máximo de una tabla son los siguientes:

1 Tenemos nuestra siguiente tabla y supongamos que necesitamos el valor máximo de el pago de horas extras:

2 La columna N es donde encontramos el valor máximo a buscar que seria el pago de horas extras, buscamos la funcion "Max", que es el máximo valor:

3 Al darle clic a nuestra función , se abre otro cuadro de dialogo llamado Argumento de función, que es donde ingresamos o marcamos nuestra columna:

5 El resultado es el siguiente:

Función Mínimo

Nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores omitiendo los valores lógicos y el texto. Como argumentos de la función podemos ingresar directamente los números que deseamos evaluar o podemos indicar una referencia a una celda o el rango que contiene los valores numéricos.

Tenemos nuestra siguiente planilla de empleados y queremos saber que empleado es el que tiene un salario mas bajo:

1 Ubicarnos en la columna, donde queremos obtener el valor mínimo y buscamos la Función Min:

 2 Al encontrar la función Min, le damos aceptar, abriendo el cuadro de dialogo llamado Argumento de Funciones, que es donde marcamos los datos de nuestra columna:

3 Le damos aceptar y de forma sencilla aparece el valor mínimo de los datos ingresados: